Wenn E-Mails öffentlich werden

von David Glance - ins Deutsche übertragen von Horst Niederehe
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Es gibt eine Lektion für uns alle angesichts der Enthüllungen der von Sony gestohlenen E-Mails, deren Inhalt die Medien über die ganze Welt verbreitet haben. Es ist eine besondere Lektion für Amy Pascal, der Co-Vorsitzenden von Sony Pictures Entertainment (SPE), die diese vielleicht gern beherzigt hätte, bevor sie herabsetzende, rassistische Kommentare per Mail über Präsident Obama absonderte, oder eine E-Mail, in der sie Leonardo DiCaprio „absolut widerwärtig“ nannte, als er sich entschied, aus einer geplanten Filmbiographie zu Steve Jobs auszusteigen.

Die Lektion ist eigentlich einfach. Man muss sich nur vor Augen führen, dass jede E-Mail oder andere Geschäftsdokumente unweigerlich eines Tages im Internet für jedermann zu lesen sein könnten. Selbst wenn es nicht um Hacking geht, gibt es genügend Horror Storys über private Mails, die irrtümlich an falsche Adressaten versandt wurden, die ihrerseits keine Hemmungen hatten, die Inhalte zu veröffentlichen.

Die Mails von Amy Pascal und anderer Führungsfiguren von Sony Pictures enthüllen Diskussionen über das Geschäftsgebaren und schädigende Kommentare über eine Reihe von Personen, auf die sich die Firma stützt, um ihr Geschäft zu machen. Man kann sich nur schwer vorstellen, wie das Management seine Glaubwürdigkeit wiederfinden kann, wenn immer mehr Mails in die Öffentlichkeit gelangen.

Die Gefahr, dass Mails gegen die eigene Organisation verwendet werden können, musste der ehemalige Microsoft CEO Bill Gates auf die harte Tour während der US Anti Trust Ermittlungen gegen seinen Konzern erfahren. Danach entschloss man sich bei Microsoft, Mails nicht länger als 6 Monate zu speichern. In vielen anderen Fällen wurden Mails von Journalisten und anderen gegen ihre Besitzer unter Berufung auf Informationsfreiheit genutzt.

E-Mails nach einer gewissen Zeit zu löschen hätte Sony gewiss eine Reihe von Problemen erspart, doch gibt es auch beim Löschen eigene Schwierigkeiten. Viele Organisationen, u.a. Universitäten, sind gesetzlichen Regularien unterworfen, die bestimmen, wie lange offizielle Dokumente aufzubewahren sind. E-Mails werden als Teil offizieller Dokumente gewertet und deshalb ist es manchmal schwierig, ein allgemein gültiges Procedere zur Vernichtung anzuwenden.

Man könnte auch erwägen, auf Mails zugunsten anderer Formen elektronischer Kommunikation zu verzichten. So gibt es Empfehlungen, E-Mails durch Instant Messaging zu ersetzen. Das wäre zwar möglich, doch zeichnen die meisten Dienstleister die Gespräche auf. Google bietet z.B. an, individuelle Chats im sog. „off the record“-Mode zu führen, erlaubt jedoch nicht, diesen Modus als feste Einstellung für alle Unterhaltungen zu wählen. Man muss vor jedem Chat den Modus individuell auswählen.

Es gibt spezielle Programme, die automatisch Konversationen löschen, wie Telegram und OneOne doch sind diese nicht weit genug verbreitet. Was die geleakte Sony-Kommunikation betrifft, so ist es jedoch höchst unwahrscheinlich, dass die Teilnehmer ausreichend Problembewusstsein hatten, sicherere Kommunikationswege zu nutzen.

Wenn auch Unternehmen ihre Mitarbeiter, speziell die Führungskräfte, über die Notwendigkeit einer guten E-Mail-Hygiene unterrichten sollten, gibt es einen viel einfacheren Weg, Probleme zu vermeiden. Man sollte sich zunächst fragen, ob ein Mail oder Dokument überhaupt geschrieben werden sollte. Wenn ja, sollten folgende Punkte beachtet werden:

[1] Sei kurz. Je mehr Du schreibst, umso schwieriger ist es, zu prüfen, ob Du nicht etwas geschrieben hast, was Du später bedauern könntest.
[2] Schreibe nie ein Mail, wenn Du ärgerlich oder emotional aufgelegt bist. Warte 24 Stunden und entscheide dann, ob Du wirklich schreiben willst.
[3] Schreibe nie ein Mail, wenn Du etwas getrunken hast.
[4] Schreibe NIE persönliche, intolerante oder instinktlose Bemerkungen in Geschäfts-Mails.

Wenn es Dir hilft, kannst Du Dir auch vorstellen, wie es wäre, wenn Dir ein Staatsanwalt beim Schreiben von Mails über die Schulter schaut.
David Glance ist Director des UWA Centre for Software Practice an der University of Western Australia.
Der Beitrag wurde zuerst auf The Conversation veröffentlicht. Hier geht es zum Original Artikel.